Caso di successo: Linea d’ombra

Cliente: Linea d’ombra Srl

Settore: Organizzazione eventi

Linea d’ombra nasce nel 1996 a Treviso da un’idea di Marco Goldin, e si occupa di tutti gli aspetti legati all’organizzazione di mostre d’arte. A partire dalla curatela scientifica, gestisce dunque in modo completo tutti gli aspetti di un evento espositivo: dall’assicurazione al trasporto delle opere, dalla comunicazione al marketing, dall’ufficio stampa alla redazione e stampa dei cataloghi.

In questi sedici anni oltre 8 milioni di persone hanno visitato le mostre organizzate da Linea d’ombra in più di venti sedi espositive diverse. Oltre 7.000 sono le opere ricevute in prestito da oltre 1.000 prestatori tra musei, collezionisti, istituzioni pubbliche e private di tutto il mondo.

Il numero di dati da visionare e controllare per ogni mostra è davvero molto elevato, basti pensare che, ad esempio, per una mostra nella quale alla fine vengono esposte cento opere, anche quattro volte tante sono quelle che vengono inizialmente “considerate”. Ogni opera d’arte è il “crocevia” di tantissimi dati ad essa associati. Per ogni “bene” vengono infatti specificati, tra le altre informazioni: anno, tecnica, dimensione, unità di misura, proprietario con relativa anagrafica, valore assicurativo, riferimenti bibliografici, immagini, url, note, didascalie e mostre associate.

Se si considera che, dalla sua nascita, Linea d’ombra ha organizzato quasi 140 mostre per un totale di circa 16.000 opere “prese in esame”, si può ben comprendere quanti dati devono essere perfettamente normalizzati e, cosa ancor più importante perché risultino utili, messi in chiara relazione tra di loro. Il vero valore infatti non è costituito dalla quantità di dati, ma dalla precisione con la quale sono definiti e classificati nei loro rapporti di dipendenza.

Uno dei compiti di Davide Martinelli, vice direttore della società, è l’analisi e lo sviluppo di processi volti a migliorare la fruizione dei dati lavorati quotidianamente. Per questo inizialmente aveva adottato software come Access ed Excel, presto però rendendosi conto dei loro limiti relativamente alle necessità di Linea d’ombra. Non era infatti per nulla agevole, se non addirittura impossibile, creare delle relazioni “univoche” tra gli stessi dati, e adottare delle interfacce snelle e facilmente fruibili da più operatori contemporaneamente. Con privilegi di accesso diversificati, sia in lettura che in scrittura.

Partita da Bento, la prima indagine su alternative possibili arriva ben presto alla piattaforma FileMaker. È stata quindi contattata SOLinf Srl e, dopo alcuni incontri di analisi sulle caratteristiche peculiari del lavoro svolto da Linea d’ombra, è nata una collaborazione che in brevissimo tempo ha consentito lo sviluppo del primo nucleo di un software molto articolato, nel quale sono state migrate e normalizzate tutte le informazioni precedentemente raccolte nei vari database di Access.

Uno degli aspetti positivi di questa migrazione, avvenuta nell’estate 2010 quando Linea d’ombra stava lavorando contemporaneamente su sei progetti espositivi, è stato il veloce apprendimento delle nuove logiche di fruizione dei dati da parte dei diversi operatori, grazie anche allo sviluppo di layout il più possibile intuitivi e ricchi.

In questi due anni, il gestionale dedicato agli eventi espositivi organizzati da Linea d’ombra si è continuamente arricchito di ulteriori funzioni che consentono un lavoro sempre meglio organizzato e veloce, tra le altre cose includendo anche la catalogazione della ricchissima biblioteca di volumi d’arte, prima e fondamentale fonte di informazioni, ora messe in puntuale relazione con le opere d’arte.

Il radicale cambiamento introdotto da FileMaker si è esteso, nell’estate del 2012, al settore della contabilità. Da dodici anni infatti, e per prima in Italia, Linea d’ombra ha fatto sviluppare un software con il quale vengono tuttora gestite, tramite call center e proprio sito web, tutte le prenotazioni di gruppi, scuole e privati che visitano le mostre. Mancava però un vero e proprio dialogo informatico tra i dati raccolti da questo sistema e la contabilità. Si è proceduto quindi a un approfondito lavoro di analisi sulle molteplici esigenze, legate in particolare modo alla gestione degli incassi e alla fatturazione. È stato quindi creato un modulo di connessione tra il sistema di prenotazione web e il software di contabilità ordinaria FM-DBC, prodotto sviluppato da SOLinf Srl sempre su piattaforma FileMaker. Così ora il software di contabilità dialoga perfettamente con il sistema di prenotazioni, sia in lettura che in scrittura, gestendo in maniera evoluta anche tutta la fase di fatturazione.

Grazie alla stretta collaborazione tra SOLinf Srl e Linea d’ombra, FileMaker si è rivelata la piattaforma ideale, perché, a fronte di un motore di sviluppo altamente complesso, ha permesso di declinare soluzioni di immediato utilizzo e di estrema versatilità, consentendo per altro di assumere e gestire informazioni derivate da altri software.

Dovendo scegliere tre aggettivi, secondo Davide Martinelli FileMaker si può descrivere come: aperto, stimolante e affidabile.